Kas kecil atau dalam bahasa Inggris disebut juga sebagai petty cash merupakan sejumlah dana yang dibuat khusus, sesuai dengan namanya, kas kecil ini hanya digunakan untuk pengeluaran dengan sifat rutin dan jumlahnya kecil. Dalam suatu perusahaan, biasanya kas kecil digunakan untuk memberi dana pengeluaran pimpinan misalnya dana entertain klien, rekan kerja, konsumsi untuk rapat, dengan catatan dana yang keluar jumlahnya relatif kecil. Seorang akuntan yang sudah berpengalaman dalam akuntansi perusahaan atau akuntansi UKM pastinya sudah paham mengenai pencatatan-pencatatan kas kecil. Biasanya pimpinan mempercayakan keuangan kas kecilnya pada sekretaris yang memang bisa mengatur dan merencanakan penggunaan dana kas kecil.
Setelah diolah dan dicatat oleh seorang sekretaris, kemudian catatan keuangan tersebut akan dilakukan pembukuan oleh seorang akuntan khususnya pada bagian keuangan perusahaan. Mereka bisa melakukan pembukuan dengan berbagai software pembukuan atau aplikasi keuangan lainnya dengan prinsip kerja dasar nya adalah laporan-laporan keuangan dalam akuntansi utamanya adalah laporan kas. Pencatatan yang baik oleh seorang sekretaris tentu akan membuat pembukuan oleh bagian keuangan perusahaan menjadi lebih mudah, akurat, dan cepat.
Tujuan Kas Kecil/Petty Cash
Adapun kas kecil (petty cash) pada dasarnya bertujuan untuk mengantisipasi kegiatan atasan yang menggunakan dana mendadak, terkadang penggunaan dana mendadak tersebut membuat seorang akuntan atau bagian keuangan lupa dalam melakukan pencatatan. Namun jika pencatatannya dipisahkan terlebih dahulu, tentu saja ketika tutup buku tidak aka nada kesalahan dalam menyusun laporan keuangan. Sebaiknya, kas kecil ini juga tidak dicampur dengan pencatatan pembukuan keuangan lainnya.
Untuk membuat pencatatan atau pembukuan kas kecil juga bisa menggunakan aplikasi akuntansi, tentunya akan sangat mudah menggunakan aplikasi tersebut dibandingkan masih menggunakan cara manual. Cara manual akan membuat pekerjaan menjadi lebih lama dan banyak kemungkinan kesalahan human error misalnya dalam ketelitian dan keteledoran ketika melakukan perhitungan.
Beberapa dokumen yang digunakan dalam pengelolaan kas kecil/petty cash diantaranya bukti kas keluar, cek, permintaan pengeluaran kas kecil, bukti pengeluaran kas kecil, dan permintaan kembali kas kecil. Beberapa dokumen tersebut dalam suatu perusahaan harus sudah disiapkan, orang yang mengelola nya juga harus sudah mengerti prinsip-prinsip yang berlaku. Jadi, dalam melakukan pencatatan kas kecil diharapkan jangan asal-asalan karena kas kecil sangat bermanfaat untuk kelangsungan perusahaan di masa mendatang. Pencatatan harus dilakukan secara spesifik tanpa ada yang terlewat agar ketika melakukan keuangan dan periode tutup buku, tidak akan memusingkan pimpinan perusahaan tersebut.
Ada satu hal lagi yang terkadang di spele kan tapi sangat penting untuk keberlangsungan perusahaan, yaitu pajak. Terkadang perusahaan tidak mempekerjakan seorang akuntan yang memahami pajak dengan benar-benar, padahal perhitungan pajak itu cukup rumit lho meskipun pajak UMKM dengan ruang lingkup yang kecil pun. Meskipun sekarang ini sudah banyak aplikasi pajak yang bisa digunakan secara gratis, namun jika pengelola nya saja tidak mengerti mengenai dasar yang berlaku, tetap saja tidak akan menghasilkan laporan yang akurat.